4 conseils pour réussir votre webinaire. 

La situation actuelle de la Covid-19 nous a fait repenser nos événements et l’organisation de nos séminaires. Ainsi la transformation digitale s’est accélérée et les entreprises se familiarisent aux équipements et applications permettant d’échanger « à distance ». Le digital est aujourd’hui un acteur incontournable dans l’univers du B2B et du B2C.

Le webinaire se définit par un événement en ligne. Il est effectivement transmis en live aux participants. Les objectifs de celui-ci sont multiples.

Par conséquent il possède plusieurs fonctionnalités, avantages et usages que nous vous expliqueront dans cet article.

Afin d’atteindre votre objectif de communication, votre webinaire doit être préparé en amont, et organisé afin de toucher les cibles et d’obtenir le résultat souhaité. Ces expériences digitales sont nouvelles pour la plupart des participants et demandent une explication et même une initiation dans certains cas.

1/ Qu’est ce qu’un webinaire ? 

Un webinaire ou webinar est un mot valise composé des mots séminaires et web.

Les webinaires sont des expériences en ligne et permettent de rassembler tous vos collaborateurs grâce au digital. Par ailleurs l’organisation de celui-ci peut servir à faire connaître votre société ou renforcer sa notoriété.

Il peut améliorer la cohésion d’une équipe avec des activités team building, s’informer ou former mais également présenter un produit ou des services. Il est né d’une volonté de créer un rassemblement sans les inconvénients d’une réunion physique lié au risque pandémique.

2/ Soigner la présentation : 

Pour ce qui est du choix de présentation, de multiples choix s’offrent à vous :

• Présentateur physique capable de dynamiser les échanges
• Un diaporama (PowerPoint) pour illustrer les propos.
• Une démonstration de produits/services enregistrée ou en direct.
• Diffusion de vidéo (formats courts et dynamiques).
• Intervenants/consultants pour appuyer une expertise ou une analyse.

Afin de réussir votre présentation, nous vous conseillons :

• Le storytelling : Afin d’illustrer vos propos vous pouvez raconter des histoires, des situations inspirées de votre vie personnelle. Cette méthode fait appel à une zone de notre cerveau et favorise la mémorisation. De ce fait le présentateur générera plus d’engagement auprès des participants.

• Les chiffres et graphiques : Très utilisés dans les présentations ils permettent à l’audience de visualiser le message énoncé et de mieux l’assimiler. Attention à ne pas en abuser car trop de données peuvent aussi « noyer » l’audience.

3/ L’animation pour dynamiser votre réunion : 

A cette présentation peut s’ajouter de nombreuses animations, qui ont pour objectif de dynamiser votre conférence et de garder l’attention de vos participants, qu’ils soient collaborateurs, fournisseurs ou clients.

Prestige Evènements et notre partenaire Simadeous vous apportent leurs compétences sur votre conférence en ligne et de fait mettre en place une expérience qualitative, avec pour support, de multiples activités :

• Quiz interactif.
• Animation créative.
• Escape game virtuel.
• Animation culinaire.

Voici un exemple de ce que nous pouvons proposer, des macarons connectés :

Ces macarons connectés sont utilisés en guise de carton d’invitation et permettent ainsi de rejoindre le séminaire en ligne. Ils peuvent être utilisés en distanciel comme en présentiel. On peut bien évidemment les manger après avoir flashé le code.

4/ Utiliser les avantages du webinaire : 

La force du webinaire réside dans le fait de réaliser une visio-conférence (souvent en b2b) sans limites de participants et sans se soucier de la distance entre les internautes.

En effet, contrairement aux séminaires physiques qui touchent une zone géographique précise le webinaire permet de réduire la notion de distance et travailler avec des collaborateurs du monde entier ! En conséquence le coût d’un événement digital est moins coûteux qu’un événement en présentiel. En présentiel 50% du coût est utilisé pour la restauration, la réservation des lieux et l’organisation. D’autres mécaniques d’organisations à distance doivent se mettre en place (tests de connexions, utilisations du matériel, rappel et confirmation de la présence…) et nous sommes là en support pour vous aider dans cette préparation.

Le webinaire peut répondre à plusieurs objectifs :

Objectifs internes :

• Bilan de l’année.
• Organisation d’une table ronde.
• L’apport d’une expertise (formations par exemple).
• Discussion autour d’un produit entrant / nouveau produit.

Objectifs externes :

• La présentation de l’entreprise.
• Fidéliser les clients.
• Présentation d’un nouveau produit au public.

Si celui-ci est bien organisé, il permettra de garder un échange de proximité malgré la distance.

De plus le retour sur investissement (ROI) est maximisé car un webinar peut rester en ligne après la durée de l’événement et même être retransmis. Les leads générés (= contact entrant), la visibilité et la consultation des contenus se poursuivent alors dans la durée.

La conférence en ligne est une solution innovante mais aussi une alternative pour l’organisation de vos réunions dans le contexte actuel. Elle évoluera par la suite car le présentiel reprendra avec ses nombreux avantages, mais le distanciel propose des alternatives intéressantes.

5/ Mettre en place son webinaire : 

Pour organiser votre réunion en ligne il est primordial d’utiliser un outil adapté. Plusieurs logiciels sont dédiés aux réunions virtuelles et peuvent être gratuits ou payants.

Parmi les plus utilisés :

• GoToWebinar,
• WebinarJam,
• JoinMe,
• Google HangOut,
• Zoom,
• Teams.

Chacun de ces outils possèdent ses spécificités, il est nécessaire de les maitriser afin d’assurer le bon fonctionnement. Nous proposons des formations à ces logiciels et apportons également le support technique nécessaire (caméra, micros, régie vidéo,…). 

Zoom est un outil de visio-conférence qui peut être utilisé pour du webinaire. La plateforme est ludique et facile d’utilisation. Zoom est une solution gratuite jusqu’à 100 personnes. Attention néanmoins aux coupures toutes les 40 minutes. En ce qui concerne un webinaire nous privilégierons le logiciel payant.

GoToWebinar est un outil payant qui peut réunir jusqu’à 1000 personnes. Cet outil est idéal pour les entreprises qui veulent organiser des webinaires assez régulièrement.

JoinMe possède une version d’essai et une version payante. Cet outil permet de personnaliser votre réunion sur tous les points : URL de réunion, fond.

Enfin Teams vous permet de réunir 10 000 participants. Ce logiciel donne la possibilité de planifier votre réunion en ligne grâce au calendrier Microsoft Teams. Néanmoins n’oubliez pas de mettre votre événement en public afin que chaque personne possédant le lien de l’événement, puisse accéder au webinaire. Vous pouvez l’utiliser si l’animateur possède une licence Office.

Par ailleurs ces logiciels de réunions ont dépassé toutes les prévisions. En 2020, Zoom a eu une croissance de 42%.

Teams  compte aujourd’hui plus de 115 millions de clients.

Nous vous proposons maintenant de visualiser un exemple type de webinaire :

En conclusion, nous vous conseillons de mettre en place un questionnaire de satisfaction client. Ce questionnaire doit être concis (pas plus de 10 questions) et la présentation soignée (utiliser la charte graphique de votre entreprise). Vous pouvez créer le vôtre avec l’application Survey Monkey.

Nous espérons vous en avoir appris un peu plus sur le webinaire / webinar. Si vous souhaitez bénéficier de l’expertise de Prestige Evènements dans les événements digitaux, contactez-nous !